Los equipos de RR. HH. suelen necesitar emitir tarjetas de presentación digitales a grupos específicos de empleados. Los equipos de ventas las necesitan. Los reclutadores las necesitan. La dirección las necesita. Pero muchos otros empleados no.
El desafío es sencillo¿Cómo crear tarjetas de presentación digitales para empleados seleccionados sin diseñar manualmente cada una de ellas ni permitir que se creen versiones no autorizadas?
QRCodeChimp Ya se permitía la creación de tarjetas de presentación digitales individuales y en masa. Sin embargo, muchas organizaciones buscaban un proceso más controlado en el que los empleados enviaran sus datos mediante un formulario y RR. HH. aprobara la solicitud antes de generar la tarjeta.
Eso es exactamente lo que ofrece el nuevo flujo de trabajo de tarjetas de presentación digitales basado en aprobaciones. A continuación, explicamos cómo funciona esta actualización y cómo ayuda a los equipos de RR. HH. a crear tarjetas a gran escala con mayor control y eficiencia.
- El desafío: los empleados necesitan tarjetas, RR.HH. necesita supervisión
- La solución: QRCodeChimpFlujo de trabajo de tarjetas de presentación digitales basado en aprobación
- Paso a paso: Cómo configurar flujos de trabajo basados en aprobaciones para crear tarjetas de presentación digitales
- Beneficios de las tarjetas de presentación digitales basadas en aprobaciones para los gerentes de RR.HH.
- Envolver
- Preguntas frecuentes
El desafío: los empleados necesitan tarjetas, RR.HH. necesita supervisión
Veamos algunos problemas que los equipos de RR.HH. pueden enfrentar al crear tarjetas de presentación digitales para empleados a gran escala.
No existe un proceso simplificado de solicitud y aprobación para tarjetas digitales
Muchas organizaciones solo desean tarjetas de presentación digitales para empleados seleccionados. Sin embargo, sin un sistema de solicitudes adecuado, el departamento de RR. HH. termina creando tarjetas manualmente o gestionando hojas de cálculo dispersas. Los equipos de RR. HH. necesitan una forma sencilla para que los empleados envíen sus datos y un proceso estructurado para aprobar las solicitudes antes de crear una tarjeta.
Inconsistencia en los campos, el diseño y la marca
Si los empleados crean sus propias tarjetas de presentación digitales de forma independiente, podrían usar diferentes diseños, colores o estructuras. Esto genera versiones de marca contradictorias, lo que crea una experiencia confusa para clientes, socios y cualquier persona que interactúe con su equipo.
Mantener un registro de todas las tarjetas digitales
A medida que la organización crece, el seguimiento de las tarjetas de cada empleado se vuelve más difícil. El monitoreo manual es propenso a errores, tarjetas duplicadas e información desactualizada que puede perjudicar a la empresa.
Sólo si hubiera un proceso simplificado para aprobar solicitudes de creación, ¿verdad?
Sigue leyendo, porque eso es exactamente lo que esta actualización te permite hacer. 🤩
La solución: QRCodeChimpFlujo de trabajo de tarjetas de presentación digitales basado en aprobación
QRCodeChimp Le permite crear flujos de trabajo basados en aprobaciones para tarjetas de presentación digitales.
Empieza creando un lote masivo que sirve como plantilla maestra y luego genera un formulario a partir de él. Los empleados envían sus datos a través de este formulario, y tú decides si sus tarjetas se crean al instante o solo tras la aprobación de RR.
Esto ofrece a los empleados una forma sencilla de solicitar tarjetas y mantiene el control total en manos de Recursos Humanos.
Veamos los aspectos más destacados de esta nueva función:
- Los empleados envían sus datos a través de un formulario estructurado.
- RRHH puede aprobar o rechazar solicitudes antes de que se cree una tarjeta.
- Mantenga los campos consistentes para todas las tarjetas.
- Cada tarjeta creada permanece organizada dentro de un código QR masivo.
- Todo el sistema se escala fácilmente, incluso para equipos grandes.
¿Cómo beneficia a Recursos Humanos y reduce sus gastos generales?
Este flujo de trabajo reduce significativamente el esfuerzo manual de RR. HH., a la vez que mantiene todo el proceso estructurado y controlado. En lugar de tener que registrar quién necesita una tarjeta de presentación digital y crearla manualmente, los empleados envían sus propios datos mediante un sencillo formulario cuando la necesitan.
RR. HH. ya no tiene que mantener listas, dar seguimiento a correos electrónicos ni gestionar solicitudes dispersas. Si las aprobaciones están habilitadas, RR. HH. simplemente revisa el envío y lo aprueba. Una vez aprobado, la tarjeta de presentación digital se crea automáticamente con la plantilla predefinida y se comparte con el empleado.
Este enfoque mantiene la coherencia y el cumplimiento de todas las tarjetas, a la vez que permite a los empleados generarlas según sea necesario. El departamento de RR. HH. mantiene una supervisión completa sin microgestión, lo que facilita la escalabilidad del sistema incluso cuando los equipos crecen o los roles cambian con frecuencia.
Al trasladar la creación de tarjetas a los empleados y limitar el rol de RR.HH. a simples aprobaciones, este flujo de trabajo reduce significativamente la carga de trabajo de RR.HH. y los gastos administrativos generales.
Paso a paso: Cómo configurar flujos de trabajo basados en aprobaciones para crear tarjetas de presentación digitales
Configurar un flujo de trabajo basado en aprobaciones para crear tarjetas de presentación digitales es más fácil de lo que cree. Simplemente siga estos sencillos pasos para comenzar.
Paso 1: Crea la estructura para tus tarjetas de presentación digitales
En este paso, creará una estructura de tarjeta de presentación digital que se aplicará a todas las tarjetas digitales que creen sus empleados. Considérela como una plantilla maestra.
1.1 Vaya a la Tarjeta de visita digital Solución y habilitar la carga masiva.
1.2 En la pestaña Contenido, cree y administre la estructura de sus tarjetas de presentación digitales agregando, eliminando o reorganizando campos según sus requisitos y preferencias de diseño.
1.3 Guarde el lote de códigos QR masivos.
Paso 2: Crea un formulario con campos de tarjeta de presentación digital
Después de guardar el volumen, vaya a la Solución de código QR de formulario y siga estos pasos.
2.1 Seleccione el código de página (URL) y el diseño para su formulario.
2.2 Añade los campos del formulario. Asegúrate de que coincidan con los que añadiste a la estructura de tu tarjeta de presentación digital.
2.3 Habilite la opción “Habilitar creación de página de destino al enviar formulario”.
2.4 Establezca el tipo de página de destino en Tarjetas de presentación digitales y seleccione el lote que guardó recientemente en el paso anterior.
2.5 Haga clic en “Abrir ventana de mapeo de campos” y asigne los campos de su formulario a los campos de su tarjeta de presentación digital.
2.6 Elija si desea que las tarjetas de presentación digitales se creen inmediatamente después del envío del formulario o después de la aprobación manual de su parte.
2.7 Guarde el código QR del formulario y comparta la URL con sus empleados.
Nota: Si desea actualizar el diseño, los campos o la estructura de su tarjeta de presentación digital, primero actualice la plantilla de la tarjeta. Luego, actualice el formulario para incluir los nuevos campos y asignarlos correctamente. Una vez guardados los cambios, se aplicarán a todas las tarjetas de presentación digitales existentes y futuras creadas mediante ese formulario.
Paso 3: Aprobar la creación de tarjetas de presentación digitales
3.1 En la sección “Elegir cuándo se debe crear la página de destino”, seleccione “Después de la aprobación manual de las respuestas del formulario enviado”.
3.2 Vaya a “Respuestas del formulario”" e identificar el formulario correcto utilizando el “Nombre del formulario”" que ingresó durante la creación. Haga clic en "Ver respuestas" para ver todas las respuestas enviadas. Aprueba or Rechazar ellos según sea necesario.
3.3 Para recibir notificaciones por correo electrónico cuando alguien envía un formulario, habilite la opción “Enviar notificación por correo electrónico para solicitud de aprobación” y agregue el ID de correo electrónico en el que desea recibir los correos electrónicos.
Una vez aprobada la solicitud, la tarjeta de presentación digital se envía por correo electrónico al titular correspondiente. El registro de cada tarjeta recién creada se agrega a la hoja de registro masivo, lo que le permite gestionar todo desde un solo lugar.
Con este flujo de trabajo, RR. HH. no necesita gestionar proactivamente la creación de tarjetas. Los empleados solicitan tarjetas de presentación digitales solo cuando las necesitan y RR. HH. las aprueba. Esto elimina el seguimiento manual y reduce el trabajo administrativo continuo.
Nota: Si no se requiere la aprobación de RR. HH., puede desactivar la opción "Tras la aprobación manual de las respuestas del formulario enviado". Simplemente comparta el formulario con los empleados y podrán enviarlo para generar sus tarjetas de presentación digitales sin necesidad de intervención de RR. HH.
Beneficios de las tarjetas de presentación digitales basadas en aprobaciones para los gerentes de RR.HH.
Un flujo de trabajo basado en aprobaciones proporciona a los equipos de RR. HH. la estructura que necesitan, a la vez que facilita el proceso para los empleados. Estas son las principales ventajas.
✅ Creación de tarjetas según solicitud y aprobación (con mínimo esfuerzo de RR.HH.)
Los empleados pueden enviar sus datos mediante un formulario sencillo, y RR. HH. puede aprobar cada solicitud antes de generar una tarjeta de presentación digital. Esto garantiza que solo los empleados adecuados reciban las tarjetas, sin seguimiento manual ni información dispersa.
RR. HH. ya no necesita controlar quién necesita una tarjeta ni crearla manualmente. Los empleados inician las solicitudes y RR. HH. simplemente las aprueba, lo que reduce la carga de trabajo diaria.
🎨 Mantener la coherencia en el diseño, la estructura y los campos de la tarjeta.
Cada tarjeta sigue el mismo diseño y estilo de marca. RR. HH. establece la plantilla una sola vez, y cada tarjeta de empleado se mantiene alineada con los estándares de la empresa.
⚠️ Supervisar la creación de tarjetas y reducir el riesgo de uso indebido
Recursos Humanos revisa cada envío antes de crear una tarjeta, evitando que se publique información no autorizada o incorrecta.
💻 Gestiona todas las tarjetas de presentación digitales creadas en un solo lugar
Todas las tarjetas se mantienen conectadas al mismo lote. RR. HH. puede verlas, filtrarlas y gestionarlas desde una única hoja de cálculo, sin tener que revisar correos electrónicos o archivos dispersos.
💼 Permitir una incorporación más rápida para nuevos empleados
Los nuevos empleados completan el formulario y RR. HH. aprueba su tarjeta rápidamente. Sin diseño manual, sin retrasos ni inconsistencias.
Envolver
Los flujos de trabajo basados en aprobaciones reducen la carga de trabajo de RR. HH. al eliminar la creación manual de tarjetas, el seguimiento y el rastreo. Los empleados solicitan tarjetas mediante un formulario sencillo, y RR. HH. las revisa y aprueba manteniendo un control total.
Esta actualización ofrece a los equipos de RR. HH. un sistema más limpio y fiable para crear y gestionar tarjetas de empleados a gran escala. Previene el uso indebido, reduce los errores y mantiene la identidad de la empresa en cada tarjeta.
Preguntas frecuentes
¿Puede Recursos Humanos controlar qué empleados pueden solicitar tarjetas de presentación digitales?
Sí. RR. HH. controla el acceso compartiendo el formulario únicamente con equipos, departamentos o canales internos específicos. Incluso si el formulario se comparte ampliamente, no se crea ninguna tarjeta de presentación digital a menos que RR. HH. apruebe el envío (cuando la aprobación esté habilitada), lo que garantiza que solo los empleados autorizados reciban las tarjetas.
¿Qué sucede si un empleado envía información incorrecta o incompleta?
RR. HH. puede revisar el envío en la sección "Respuestas del formulario" y rechazarlo si se requieren correcciones. La tarjeta no se crea hasta que se aprueba la solicitud, lo que evita que se publiquen tarjetas inexactas o que no cumplan con los requisitos.
¿Cómo evita este flujo de trabajo que los empleados creen diseños de tarjetas no autorizados?
Los empleados nunca diseñan sus propias tarjetas. Solo envían información mediante un formulario estructurado. La tarjeta de presentación digital final se genera exclusivamente a partir de la plantilla predefinida de RR. HH., lo que elimina el riesgo de diseños, colores o campos que no sean de la marca.
¿Dónde puede Recursos Humanos rastrear todas las solicitudes de tarjetas aprobadas y rechazadas?
Todos los envíos y tarjetas creadas se rastrean en la hoja de registro de códigos QR masivos y el panel de Respuestas de Formularios. RR. HH. puede ver el estado de aprobación, filtrar entradas y administrar todas las tarjetas de los empleados desde una ubicación centralizada.
¿Es obligatoria la aprobación de RR.HH. para cada solicitud de tarjeta de presentación digital?
No. RR. HH. puede elegir si las tarjetas se crean inmediatamente después de enviar el formulario o solo tras la aprobación manual. Esta flexibilidad permite a los equipos habilitar las aprobaciones para roles sensibles y, al mismo tiempo, la creación instantánea para grupos de confianza si es necesario.
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