Las 7 mejores herramientas digitales para captar clientes potenciales en eventos (sin papel)

La generación de leads es el alma del marketing de eventos y está evolucionando rápidamente. Según para informarEl 50% de los profesionales del marketing considera la generación de leads como la principal prioridad de sus campañas. Sin embargo, los métodos tradicionales, como los formularios en papel y las tarjetas de presentación impresas, presentan importantes inconvenientes, como la pérdida de contactos, errores en la introducción manual de datos y retrasos en el seguimiento.

Con el fuerte regreso de las reuniones presenciales, las empresas necesitan formas más rápidas, inteligentes y fiables de captar clientes potenciales en eventos. Ahí es donde entran en juego las herramientas digitales. 

Desde códigos QR y etiquetas NFC hasta formularios integrados en CRM, las soluciones modernas hacen que sea más fácil que nunca recopilar clientes potenciales de alta calidad de forma instantánea, precisa y sin papel.

En este artículo, lo guiaremos a través de siete formas innovadoras de capturar clientes potenciales en eventos utilizando herramientas digitales que impresionan a los asistentes y aumentan las conversiones.

Las 7 mejores herramientas digitales para captar leads en eventos 

Aquí tienes las siete herramientas digitales más populares que puedes aprovechar para generar leads en tus eventos. Además, aprende a usarlas y sus principales beneficios. 

1️⃣ Formulario de captura de clientes potenciales con código QR

Los formularios de código QR están diseñados para capturar clientes potenciales cuando los asistentes los escanean con sus teléfonos inteligentes.

Modo de empleo:

• Genere un código QR vinculado a un formulario de contacto personalizado o en línea. Puede crear un formulario personalizado. Código QR para formularios, o utilice un formulario de Google o un formulario integrado en CRM. 
• Muestre el código QR en señalización, stands, credenciales o tarjetas de presentación. 

Beneficios:

• Método sin contacto e higiénico
• Envío rápido y sencillo de formularios para los asistentes
• Almacene y guarde automáticamente datos de clientes potenciales en el panel de control
• Personalizado para marcas y diferentes campañas.

2️⃣ Tarjetas de presentación digitales 

A través del intercambio de tarjetas de presentación digitales, puede recopilar los nombres de los asistentes, números de contacto, direcciones de correo electrónico, etc. 

Modo de empleo:

• Créar un tarjeta de visita digital utilizando plataformas como QRCodeChimp que ofrecen funcionalidad de integración de formularios.  
• Compártelo mediante un código QR, un toque NFC o un enlace. Los destinatarios pueden guardar tus datos y, a menudo, compartir los suyos a cambio.

Beneficios:

• Intercambio de contactos bidireccional
• Ecológico y profesional
• Intercambio de contactos instantáneo
• Reduce la posibilidad de perder datos u olvidar tarjetas de papel.
• Funciones multimedia enriquecidas, incluidos videos, enlaces a redes sociales, enlaces de calendario, etc.

3️⃣ Formularios en línea habilitados para NFC

Los formularios con NFC simplifican la captura de clientes potenciales con un solo toque en los dispositivos. El formulario se abre automáticamente cuando los asistentes tocan o acercan su teléfono a las etiquetas NFC.

Modo de empleo:

• Configure etiquetas NFC (Near Field Communication) programadas para abrir un formulario de captura de clientes potenciales. 
• Incorpore estas etiquetas en pulseras, tarjetas de presentación o muestras de productos. 

Beneficios:

• Acceso rápido y sin problemas a los formularios
• No se requiere ninguna aplicación ni escritura
• Moderno y profesional: ideal para impresionar a audiencias conocedoras de la tecnología.
• Reduce la fricción en el proceso de captura de clientes potenciales.

4️⃣ Formularios que se integran con herramientas CRM

Los formularios integrados con CRM permiten que el personal en el stand ingrese información de los asistentes directamente, o se puede acceder a los formularios a través de tabletas, códigos QR o seguimientos por correo electrónico.

Modo de empleo:

• Aproveche herramientas como HubSpot Forms, QRCodeChimp Formularios, Salesforce Web-to-Lead o Zoho Forms para integrar con su CRM. 

Beneficios:

• Sincronización de clientes potenciales en tiempo real con su CRM
• No es necesario introducir datos manualmente
• Activa flujos de trabajo y nutrición de clientes potenciales automáticamente
• Recopilación de datos centralizada y limpia

5️⃣ Escaneo de credenciales

El escaneo de credenciales, especialmente diseñado con códigos de barras y códigos QR, ayuda a los expositores a agilizar la captura de clientes potenciales.

Modo de empleo:

• Coloque dispositivos de escaneo o aplicaciones móviles para escanear las credenciales de los asistentes. 
• Captura al instante los detalles de los asistentes previamente registrados.

Beneficios:

• Captura de datos rápida y precisa
• No es necesario pedir información de contacto
• A menudo incluye los intereses o categorías de los asistentes.
• Permite el etiquetado de seguimiento instantáneo en CRM

6️⃣ Quioscos interactivos

Los quioscos interactivos permiten a los visitantes interactuar con el quiosco y enviar su información a través de una interfaz digital de marca.

Modo de empleo:

• Instale quioscos de pantalla táctil con formularios de clientes potenciales, demostraciones de productos, cuestionarios, encuestas o juegos y colóquelos en su stand. 

Beneficios:

• Captura de clientes potenciales mediante autoservicio
• Regístrese para demostraciones
• Visualmente atractivo y llama la atención.
• Recopila clientes potenciales calificados con contexto
• Disponible 24/7 durante el evento

7️⃣ Aplicaciones móviles para eventos

Las aplicaciones móviles para eventos facilitan la captura de clientes potenciales al compartir información clave del evento, como agendas, detalles de las sesiones, mapas, perfiles de asistentes, etc. 

Modo de empleo:

• Fomente la participación mediante preguntas y respuestas, encuestas, etc. 
• Agilice las funciones integradas de creación de redes y captura de clientes potenciales. 

Beneficios:

• Captación fluida de clientes potenciales dentro de la infraestructura del evento
• Clientes potenciales precalificados y comprometidos
• Fomenta la conexión continua después del evento.
• Datos integrados con plataformas de análisis de eventos
• Útil para eventos a gran escala con aplicaciones oficiales.

Mejores prácticas para optimizar la generación de clientes potenciales de eventos

Siga los pasos para maximizar la generación de clientes potenciales de su evento:

➡️ Mantenga el formulario simple 

Los asistentes suelen estar ocupados y distraídos en los eventos. Un formulario largo o complejo puede resultar desalentador o tedioso, lo que reduce la probabilidad de completarlo. 

• Haga que el formulario sea fácil de usar, con un formato y diseño simples.
• Limite los campos obligatorios a lo esencial, como nombre, correo electrónico, empresa y puesto.
• Utilice el autocompletado siempre que sea posible y haga que el diseño sea compatible con dispositivos móviles.

➡️ Transparencia en la recopilación de datos 

Sin generar confianza, sus esfuerzos por captar clientes potenciales serán menos efectivos. La transparencia es fundamental para ganarse la confianza de los asistentes. 

• Comunicar claramente a los asistentes por qué y cómo se utilizarán los datos.  
• Una declaración clara en la señalización, como “Respetamos su privacidad”, funciona. 
• Es necesario cumplir con las leyes de protección de datos como GDPR, CCPA o PDPA.

➡️ Ofrecer valor en el intercambio de contactos

Incentivar a los asistentes con una buena propuesta de valor los animará a intercambiar información de contacto con usted.  

• Comparta ofertas, incluidas pruebas gratuitas, descuentos o participaciones en sorteos.
• Ofrezca acceso de descarga a recursos exclusivos o contenido digital premium, como un libro electrónico, una demostración o un seminario web. 

➡️ Estrategias previas al evento

La captación de clientes potenciales comienza desde el principio, especialmente para los organizadores de eventos. Pueden enviar encuestas o formularios de registro a los posibles participantes antes del evento.

• Promocionar los eventos utilizando marketing por correo electrónico, redes sociales y publicidad dirigida. 

➡️ Segmentación de leads (priorizar)

No todos los clientes potenciales son iguales. Sepárelos en diferentes segmentos (p. ej., potenciales, tibios y no potenciales) según criterios como el perfil del puesto, la intención de compra, el tamaño de la empresa o las respuestas a preguntas de calificación.

• Diríjase a los prospectos de alto valor para acelerar la conversión

➡️ Seguimiento personalizado en el post evento

Evite enviar correos electrónicos masivos a sus clientes potenciales. Personalice el mensaje de seguimiento compartiendo las inquietudes que le mencionaron en el evento (por ejemplo, "Fue un placer conocerlo ayer en el stand 42 y conversar sobre sus necesidades de CRM"). 

• Sea específico sobre sus necesidades y mencione claramente lo que puede ofrecer para resolver su problema.  

Conclusión

Las herramientas digitales ofrecen varias ventajas sobre el método tradicional en papel, permitiendo a las empresas captar clientes potenciales sin problemas en eventos. Con el auge de herramientas digitales avanzadas, como tarjetas de presentación digitales o formularios integrados en CRM, las marcas pueden agilizar la recopilación de información de clientes potenciales. Además, es más fácil y cómodo para los clientes potenciales completar el formulario digitalmente que en papel.

Entonces, si desea destacarse en su próximo evento, vaya más allá del stand: use la tecnología para dejar una impresión duradera y construir conexiones significativas que conviertan.

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