¿Cómo crear tarjetas de confirmación de asistencia con códigos QR?

Planificar un evento exitoso requiere una planificación cuidadosa y es importante conocer el número exacto de invitados. Sin embargo, hacer un seguimiento manual de las confirmaciones de asistencia o enviar recordatorios por correo electrónico o mensajes puede generar respuestas bajas y lentas.

El uso de códigos QR puede mejorar enormemente la eficiencia en la gestión de su evento. Al incluir códigos QR en sus tarjetas de confirmación de asistencia, los invitados pueden confirmar fácilmente su asistencia escaneando el código. Esto le brinda una lista de invitados precisa y actualizada sin la molestia del seguimiento manual.

Este artículo le mostrará cómo crear tarjetas de confirmación de asistencia con códigos QR, lo que le permitirá planificar y gestionar su evento como un profesional.

¿Qué es un código QR de confirmación de asistencia?

Un código QR de RSVP redirige a las personas a una plataforma de RSVP, como un sitio web, una página de destino o un calendario. El uso de un código QR de confirmación de asistencia en una invitación permite a los destinatarios responder rápidamente escaneando con sus teléfonos inteligentes, agilizando el proceso tanto para el anfitrión como para los invitados.

Digamos que estás planeando una boda. Puede utilizar un código QR para recopilar respuestas de confirmación de asistencia y gestionar mejor a sus invitados. Este código dirige a los invitados a una hermosa página de confirmación de asistencia donde pueden confirmar la asistencia, seleccionar la cantidad de asistentes y dejar un mensaje personal.

Ahora que sabes qué es un código QR de confirmación de asistencia, exploremos cómo crear uno usando un generador de códigos QR con una guía paso a paso.

¿Cómo crear un código QR para confirmar su asistencia?

Empiece por diseñar su invitación. Asegúrese de que su invitación incluya todos los detalles esenciales del evento, como la fecha, hora, ubicación y más. Mantenga el diseño visualmente atractivo y coherente con el tema de su evento.

Le sugerimos cuatro opciones diferentes para crear su código QR RSVP de forma gratuita. Elige el que mejor se adapta a tus necesidades:

1. Genere un código QR de confirmación de asistencia mediante Google Forms

Crear un formulario de Google ayuda a recopilar confirmaciones de asistencia de manera organizada. Así es como puedes crear un formulario de confirmación de asistencia en Google:

Paso 1: Ve a Formas de Google.

Paso 2: Elija el plantilla de confirmación de asistencia de la galería de plantillas.

Paso 3: Agregue o edite campos para incluir nombres de invitados y otras preguntas relevantes.

Paso 4: Una vez que su formulario esté listo, guárdelo y copie el enlace para compartir proporcionado por Google Forms.

Usando el Generador de códigos QR para formularios de Google, este enlace se puede convertir en un código QR para confirmar su asistencia fácilmente. Utilice Google Forms para confirmar su asistencia y Google Sheets para analizar las respuestas y agilizar la planificación de eventos.

¿Cómo? Lee los pasos hacer un código QR para formularios de Google.

Nota: Para enviar la respuesta mediante Formularios de Google, uno debe iniciar sesión en su propia cuenta de Google.

2. Cree una confirmación de asistencia utilizando un código QR de calendario.

Un código QR de calendario contiene un enlace de evento que los invitados pueden agregar a su Calendario de Google. Al escanear, los invitados pueden guardar el evento en sus calendarios personales, lo que facilita ver todos los detalles del evento en un solo lugar.

¿Cómo crear un código QR de Calendario?

Creación de una Código QR del Calendario de Google para confirmar asistencia implica dos pasos principales: obtener el enlace de Google Calendar y generar el código QR. Siga los pasos detallados a continuación.

Paso 1: Cree un evento en Google Calendar y complete la información de su evento. 

Paso 2: Guarde el evento y haga clic en "Más opciones".

Paso 3: Verá la opción "Publicar evento". Haz click en eso. Luego, se mostrará la ventana emergente con “código HTML” y “O copie este enlace”. 

Paso 4: Copie este enlace y estará listo para crear un código QR.

Generando el código QR de Google Calendar

Para crear un código QR de Google Calendar utilizando el enlace obtenido, vaya a Generador de códigos QR para Google Calendar y siga estos pasos:

Paso 1: Pegue el enlace copiado en el campo "URL de Google Calendar".

Paso 2: Personalice el código QR incorporando el logotipo, las formas, los colores y las pegatinas que elija.

Paso 3: Guarde el código QR.

Nota: Pruebe su código QR en diferentes dispositivos (iOS y Android) antes de finalizarlo e imprimirlo.

Una vez que los invitados escaneen el código QR de confirmación de asistencia, serán dirigidos al evento de su calendario, donde podrán responder. 'Si' or 'No' a tu invitación. Google Calendar le notificará sus respuestas.

3. Genera una tarjeta RSVP con código QR

Si ya creó su formulario de confirmación de asistencia y necesita un código QR para redirigir a sus asistentes a la página de destino. Puedes usar nuestro Código QR URL. 

Así es como puedes crea tu código QR gratis, ¡en un minuto!

4. Cree códigos QR de confirmación de asistencia utilizando el código QR de WhatsApp

El uso de un código QR de WhatsApp para confirmar su asistencia permite a los invitados confirmar su asistencia. Este método aprovecha la popularidad de WhatsApp y permite a los invitados enviar una respuesta rápida escaneando el código QR.

¿Cómo crear un código QR de WhatsApp?

Ve a Generador de códigos QR para WhatsApp y sigue estos pasos para crear tu código QR de WhatsApp: 

Paso 1: Ingrese el código de su país, el número de WhatsApp y un mensaje como: “¡Hola! Voy a estar allí."

Paso 2: Personaliza el código QR.

Paso 3: Guardar y descargar.

Agregue la CTA con un código QR que diga "Escanear para confirmar asistencia" para que los invitados lo comprendan mejor. Una vez que el destinatario escanee el código QR, será redirigido a su WhatsApp con un mensaje precargado. Luego podrán enviarle el mensaje.

Con estos métodos, podrá gestionar de manera eficiente las confirmaciones de asistencia a su evento y garantizar una experiencia fluida para sus invitados. Seleccione el método que más le convenga y continúe con el siguiente paso, que consiste en imprimir tarjetas de confirmación de asistencia con códigos QR.

Imprima el código QR de confirmación de asistencia en tarjetas de invitación

Incluya el código QR en su invitación en un lugar destacado para facilitar el escaneo. Elija materiales de alta calidad que no sean brillantes, ya que resisten las manchas y la decoloración. 

• Puede compartir códigos QR de confirmación de asistencia por correo electrónico o redes sociales al compartir una invitación digital.
• Para invitaciones impresas, asegúrese de imprimir códigos QR de alta calidad para lograr escalabilidad.

Recuerda estos imprescindibles normas para mejorar la impresión de códigos QR en sus tarjetas de invitación.

¿Tienes curiosidad por saber qué invitaciones deberían tener estos códigos? La siguiente parte le explicará los mejores usos de un código QR de confirmación de asistencia.

Casos de uso de tarjetas RSVP con códigos QR

Puede utilizar códigos QR de confirmación de asistencia en muchas situaciones diferentes. De esta manera, los invitados podrán confirmar su presencia y usted podrá estar completamente preparado para el evento.

Estos códigos QR se pueden incluir en tarjetas de invitación para:

1. Eventos personales

2. Eventos corporativos

3. Promociones para pequeñas empresas.

4. Lanzamiento del producto

Beneficios de utilizar tarjetas RSVP con códigos QR

Utilizar códigos QR en las invitaciones ofrece numerosas ventajas:

• Ayuda a los organizadores de eventos a estar preparados para los eventos. 
• Los eventos optimizados generan una buena experiencia para los invitados.
• Los invitados pueden confirmar su asistencia rápidamente con un simple escaneo.
• Añade un toque tecnológico a tus invitaciones.

La siguiente sección cubrirá consideraciones de diseño esenciales y la importancia de probar su código QR.

Mejores prácticas al crear un código QR de confirmación de asistencia

Para garantizar que su código QR de confirmación de asistencia funcione perfectamente, considere estas mejores prácticas.

• Proporcione una CTA clara como "Escanee el código QR para confirmar su asistencia".
• Pruebe el código QR para asegurarse de que dirija a los usuarios a la página de confirmación de asistencia deseada.
• Utilice un alto contraste entre el código QR y el fondo.
• Asegúrese de que el diseño del código QR no sea demasiado complejo ni difícil de escanear. 
• Manténgalo lo suficientemente grande como para poder escanearlo fácilmente.
• Utilice impresión de alta calidad para evitar códigos QR borrosos.
• Coloque el código QR en un lugar destacado y fácil de escanear de la invitación.
• Agregue colores y logotipos que combinen con su tema.

Conclusión

En resumen, el uso de tarjetas de invitación con códigos QR puede minimizar el riesgo de una gestión de eventos ineficiente. Tener una buena idea de cuántas personas planean asistir le ayuda a prepararse adecuadamente y garantiza una experiencia fantástica para los invitados.

Incorpora QRCodeChimp, puede crear códigos QR profesionales y personalizados que mejoren la experiencia de los invitados y agilicen el proceso de planificación de su evento. 

Con esta información, puede utilizar códigos QR de confirmación de asistencia para su próximo evento, lo que garantiza un proceso de planificación organizado y sin problemas. ¡Feliz planificación!

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